Uno dei problemi piu comuni per i gestori di strutture ricettive e la gestione degli arrivi notturni o fuori orario. Come accogliere gli ospiti quando non c'e personale disponibile?
In questo articolo ti mostreremo le soluzioni pratiche per offrire un'esperienza di check-in fluida 24 ore su 24.
Il Problema degli Arrivi Notturni
Se gestisci un B&B, un appartamento turistico o un piccolo hotel, conosci bene queste situazioni:
- Volo dell'ospite che atterra alle 23:00
- Treno in ritardo che arriva a mezzanotte
- Viaggiatore d'affari che termina la riunione alle 21:00
- Famiglia con bambini che preferisce viaggiare di sera
Le Opzioni Tradizionali (e i Loro Limiti)
| Soluzione | Pro | Contro |
|---|---|---|
| Reception 24/7 | Servizio completo | Costo personale altissimo |
| Aspettare l'ospite | Accoglienza personale | Tempo perso, stress |
| Limitare gli orari | Semplice | Perdi prenotazioni |
| Lasciare chiavi dal vicino | Economico | Non professionale |
Nessuna di queste opzioni e ideale. La soluzione moderna e il self check-in.
Le Soluzioni Disponibili
Per implementare un sistema di check-in autonomo hai bisogno di due componenti:
- Software di check-in online - Per raccogliere i dati e generare le schedine Alloggiati
- Sistema di accesso - Per permettere all'ospite di entrare fisicamente
Vediamo le opzioni per entrambi.
Self Check-in Digitale
Il self check-in digitale permette all'ospite di completare la registrazione prima di arrivare, comodamente dal proprio smartphone.
Come Funziona
- Invii un link all'ospite - Via email, WhatsApp o SMS
- L'ospite compila i dati - Nome, documento, firma digitale
- Il sistema valida tutto - Verifica che i dati siano completi e corretti
- Ricevi i dati pronti - Per l'invio ad Alloggiati Web
- L'ospite riceve le istruzioni - Come accedere alla struttura
Vantaggio chiave
Con il self check-in online, quando l'ospite arriva di notte ha gia completato tutte le formalita. Deve solo entrare e godersi il soggiorno.
Cosa Cercare in un Software
- Link condivisibile - Facile da inviare via WhatsApp
- Mobile-friendly - Deve funzionare bene su smartphone
- OCR documenti - Per leggere automaticamente i dati dal documento
- Generazione Alloggiati - Per essere in regola con la legge
- Istruzioni personalizzabili - Per indicare come raggiungere la struttura
Self check-in facile e veloce
CheckIn Facile genera link personalizzati che l'ospite compila in autonomia.
Prova GratisKeybox e Cassette Portachiavi
La keybox e la soluzione piu semplice ed economica per permettere l'accesso autonomo.
Come Funziona
- Installi una cassetta di sicurezza vicino all'ingresso
- Inserisci le chiavi della struttura
- Imposti un codice di apertura
- Comunichi il codice all'ospite dopo il check-in online
- L'ospite apre la keybox e recupera le chiavi
Pro e Contro della Keybox
| Pro | Contro |
|---|---|
| Costo basso (30-100 Euro) | Aspetto non sempre elegante |
| Facile da installare | Devi cambiare codice ogni volta |
| Non richiede elettricita | Le chiavi possono essere copiate |
| Funziona sempre | Meno professionale |
Consigli per l'Uso
- Cambia il codice per ogni ospite - Mai usare lo stesso codice
- Posizionala in modo discreto - Non troppo visibile dalla strada
- Usa una keybox di qualita - Le piu economiche si rompono facilmente
- Fornisci istruzioni chiare - Con foto del punto esatto dove trovarla
Smart Lock e Serrature Digitali
Le serrature smart rappresentano la soluzione piu professionale e automatizzata.
Tipologie Disponibili
- Tastierino numerico - L'ospite digita un codice
- Bluetooth - Si apre con l'app sullo smartphone
- WiFi - Gestibile da remoto
- Combinata - Codice + app + chiave tradizionale di backup
Vantaggi delle Smart Lock
- Codici temporanei - Validi solo per il periodo del soggiorno
- Gestione remota - Cambi codice senza essere sul posto
- Log degli accessi - Sai esattamente quando l'ospite e entrato
- Aspetto professionale - Nessuna keybox visibile
- Integrazione software - Alcuni modelli si integrano con i PMS
Marche Popolari in Italia
| Marca | Prezzo | Caratteristiche |
|---|---|---|
| Nuki | 150-250 Euro | Si monta sulla serratura esistente |
| Yale Linus | 200-300 Euro | Design elegante, app intuitiva |
| Tedee | 180-280 Euro | Compatta, molte integrazioni |
| Igloohome | 200-350 Euro | Pensata per affitti brevi |
Attenzione
Le smart lock richiedono batterie o alimentazione. Prevedi sempre un sistema di accesso di backup (chiave tradizionale o codice di emergenza) per evitare di lasciare l'ospite fuori.
Come Implementare il Tutto
Passo 1: Scegli il Software di Check-in
Il software e il cuore del sistema. Deve permetterti di:
- Inviare link di check-in agli ospiti
- Raccogliere i dati necessari per Alloggiati Web
- Inviare automaticamente le istruzioni di accesso
Passo 2: Scegli il Sistema di Accesso
In base al tuo budget e alle tue esigenze:
- Budget limitato - Keybox di qualita
- Molti ospiti - Smart lock con codici temporanei
- Piu appartamenti - Smart lock con gestione centralizzata
Passo 3: Crea il Flusso di Comunicazione
- Conferma prenotazione - Email con info generali
- 3 giorni prima - Link al check-in online
- Dopo il check-in - Istruzioni di accesso con codice/keybox
- Giorno dell'arrivo - Reminder con indicazioni
Passo 4: Testa il Sistema
Prima di andare live:
- Fai un test completo come se fossi l'ospite
- Verifica che le istruzioni siano chiare
- Controlla che il codice/keybox funzioni
- Assicurati di essere raggiungibile per emergenze
Consiglio finale
Anche con il self check-in, fornisci sempre un numero WhatsApp per le emergenze. Gli ospiti si sentiranno piu tranquilli sapendo di poter contattare qualcuno se qualcosa va storto.
